Siirtovelat ovat kuluja, jotka ovat syntyneet, mutta joista ei vielä ole menoasiakirjoja. Menoasiakirjojen sijasta luodaan päiväkirjamerkintä kertyneiden kulujen kirjaamiseksi sekä tasoitusvelka (joka luokitellaan yleensä taseen lyhytaikaiseksi velaksi). Ilman päiväkirjamerkintää kulu ei näy lainkaan yhteisön tilinpäätöksessä sillä kaudella, mikä johtaisi raportoitujen voittojen olevan liian suurina kyseisenä ajanjaksona. Lyhyesti sanottuna kertyneet kulut kirjataan tilinpäätöksen paikkansapitävyyden lisäämiseksi siten, että kulut ovat tarkemmin yhdenmukaisia tulojen kanssa, joihin ne liittyvät.
Ennakkoon maksettu kulu on päinvastainen kertyneistä kuluista, koska velka maksetaan ennen kuin taustalla oleva palvelu tai omaisuus on käytetty. Tämän vuoksi ennakkomaksettu omaisuuserä näkyy alun perin taseessa omaisuuseränä.
Kertyneet kulut käytännössä
Esimerkkejä yleisesti kertyneistä kuluista ovat:
Lainojen korot, joista ei ole vielä saatu laskua lainanantajalta
Vastaanotetut ja kulutetut tai myydyt tavarat, joista ei ole vielä saatu toimittajalaskua
Vastaanotetut palvelut, joista ei ole vielä saatu toimittajalaskua
Verot, joista ei ole vielä saatu laskua julkisyhteisöiltä
Palkat, joita ei ole vielä maksettu työntekijöille
Esimerkki kertyneistä kuluista on tilanne, jossa yritys vastaanottaa toimistotarvikkeita toimittajalta lähellä kuukauden loppua, mutta ei ole vielä saanut laskua toimittajalta siihen mennessä, kun yritys sulkee kuukauden kirjansa. Kirjataakseen tämän kulut asianmukaisesti vastaanottokuukaudessa kirjanpitohenkilöstö kirjaa kulun tarvikkeiden kulutustilille ja veloittaa määrän, jonka tavarantoimittaja odottaa laskuttavansa, ja kirjaa hyvityksen siirtovelatilille. Jos toimistotarvikkeiden määrä olisi 500 dollaria, päiväkirjamerkintä olisi 500 dollarin veloitus toimistotarvikkeiden kulutustilille ja 500 dollarin hyvitys kertyneiden kulujen vastuulle.
Päiväkirjamerkintä luodaan yleensä automaattisena peruutusmerkintänä, joten kirjanpito-ohjelmisto luo automaattisesti tasausmerkinnän seuraavan kuukauden alusta. Sitten, kun toimittaja lopulta lähettää laskun yhteisölle, se peruuttaa peruutetun merkinnän.
Edellisen esimerkin jatkamiseksi 500 dollarin merkintä muuttuisi seuraavana kuukautena hyvityksenä toimistotarvikkeiden kulutustilille ja veloituksen siirtoveloitustilille. Tämän jälkeen yritys vastaanottaa 500 dollarin toimittajalaskun ja kirjaa sen normaalisti kirjanpito-ohjelmiston ostovelan moduulin kautta, mikä johtaa veloitukseen toimistotarvikkeiden kulutustilille ja hyvityksen ostovelalle. Seuraavan kuukauden nettotulos ei siis ole lainkaan uusi kulujen kirjaaminen, kun maksuvastuu siirtyy ostovelalle.
Realistisesti kulujen kertymisen määrä on vain arvio, ja on siten todennäköisesti erilainen kuin myöhemmin saapuvan toimittajan laskun määrä. Näin ollen seuraavana kuukautena on yleensä pieni lisämäärä kuluja tai negatiivisten kulujen kirjaaminen, kun päiväkirjakirjauksen kääntäminen ja toimittajan laskun summa on nettoutettu toisiaan vastaan.
Käytännön näkökulmasta aineettomia kuluja ei kertyä, koska niihin liittyvien päiväkirjamerkintöjen luominen ja dokumentoiminen vaatii liikaa työtä. Lisäksi suuri määrä kertyneitä kulupäiväkirjamerkintöjä hidastaa kuukauden lopun sulkemista.
Esimerkkejä kertyneistä kulupäiväkirjamerkinnöistä
Toimistotarvikkeet vastaanotettu ja toimittajan laskua ei ole kuukauden lopussa: Toimistotarvikkeiden veloitus, kertyneiden kulujen hyvitys.
Työntekijän tekemät työtunnit, joita ei ole maksettu kuukauden lopussa: Veloitus palkkakuluista, hyvitys siirtoveloista.
Etuusvastuu syntyi eikä toimittajan laskua ole kuukauden lopussa: Velka työsuhde-etuuksiin, hyvitys siirtovelkoihin.
Tuloverot kertyvät ansaittujen tulojen perusteella. Veloitus tuloverokuluihin, hyvitys siirtovelkoihin.
Kolmen ensimmäisen ilmoituksen pitäisi kääntyä seuraavassa kuussa. Tuloverot pidetään yleensä siirtovelkoina maksamiseen asti.
