Pikkukassa on pieni määrä käteistä, jota pidetään yrityksen tiloissa pienistä käteistarpeista maksamiseen. Esimerkkejä näistä maksuista ovat toimistotarvikkeet, kortit, kukat ja niin edelleen. Pienikäteistä rahaa säilytetään pienessä kassalaatikossa tai laatikossa lähellä sitä, missä sitä eniten tarvitaan. Suuremmassa yrityksessä voi olla useita pienen käteisen paikkoja, todennäköisesti yksi rakennusta kohti tai jopa yksi laitosta kohden. Erillistä kirjanpitojärjestelmää käytetään pienten käteistapahtumien seuraamiseen.
Petty Cash -järjestelmä
Pienen käteisrahaston perustamiseksi kassanhoitaja luo tarkastuksen tietylle pienelle kassarahastolle osoitetun rahoituksen määrässä (yleensä muutama sata dollaria). Vaihtoehtoisesti kassa voisi yksinkertaisesti laskea käteisrahan, jos tiloissa on tarpeeksi laskuja ja kolikoita. Alkuperäinen käteispäiväkirjamerkintä on veloitus pikkukassatililtä ja hyvitys käteistilille.
Pienikokoinen rahastonhoitaja maksaa sitten rahastosta pieniä käteisvaroja vastineeksi tuloista riippumatta menoista. Tässä vaiheessa ei ole päiväkirjamerkintää; sen sijaan pienkassarahaston kassatase laskee edelleen, kun taas kuittien määrä kasvaa edelleen. Kuittien ja jäljellä olevan käteisen kokonaissumman tulisi aina olla sama kuin pienen käteisrahoituksen alkuperäinen määrä. Tallennusvirheet ja varkaudet voivat kuitenkin johtaa poikkeamaan alkuperäisestä rahoitussummasta.
Kun pienkassarahaston käteisvarat laskevat riittävän vähäiselle tasolle, pikkukassan säilyttäjä hakee lisää käteistä kassalta. Tämä tapahtuu yhteenvedon kaikista säilytysyhteisön kertyneistä kuiteista. Kassa luo uuden sekin kuittien määrään ja vaihtaa sekin kuitteihin. Pienikassan päiväkirjamerkintä on veloitus pienkassatililtä ja hyvitys kassatilille.
Pienikokoinen rahastonhoitaja täyttää pikkukassalaatikon tai -laatikon, joka sisältää nyt rahaston alkuperäisen käteismäärän. Kassa luo päiväkirjamerkinnän pienten kassakuittien kirjaamiseksi. Tämä on hyvitys pienelle käteistilille, ja se todennäköisesti veloittaa useita eri kulutustilejä, kuten toimistotarvikkeet (riippuen siitä, mitä käteisellä ostettiin). Pienen käteistilin saldon pitäisi nyt olla sama kuin summa, josta se alkoi.
Todellisuudessa pienen käteistilin saldo on suurempi kuin pienessä kassassa tosiasiallisesti olevan käteisen määrä, koska laatikossa olevaa rahaa maksetaan jatkuvasti. Ero on kuitenkin niin pieni, että sillä ei ole mitään merkitystä tilinpäätöksen tuloksille. Täten ero sovitetaan vasta, kun pieni rahalaatikko on täydennettävä.
Esimerkki Petty Cash Accountingista
Yritys perustaa pienen kassarahaston ja rahoittaa sen aluksi 300 dollarilla. Merkintä on:
