Tehtävien erottamisen käsite kieltää vastuun jakamisen yhdelle henkilölle varojen hankinnasta, heidän huoltajuudestaan ja siihen liittyvästä kirjanpidosta. Esimerkiksi yksi henkilö voi tehdä tilauksen omaisuuden ostamisesta, mutta toisen henkilön on kirjattava tapahtuma kirjanpitoon. Erottamalla tehtävät on paljon vaikeampi tehdä petoksia, koska ainakin kahden ihmisen on tehtävä yhteistyötä tehdäkseen niin - mikä on paljon vähemmän todennäköistä kuin jos yksi henkilö olisi vastuussa kaikista kirjanpitotoimista.
Esimerkkejä tehtävien erottamisesta ovat:
Käteinen raha. Yksi henkilö avaa sekkejä sisältävät kirjekuoret ja toinen kirjaa shekit kirjanpitojärjestelmään. Tämä vähentää riskiä, että sekit poistetaan yrityksestä ja talletetaan henkilön omalle sekkitilille.
Myyntisaamiset. Yksi henkilö kirjaa asiakkailta saadut käteisvarat, ja toinen henkilö luo asiakkaille luottotiedot. Tämä vähentää riskiä siitä, että työntekijä ohjaa saapuvan maksun asiakkaalta ja kattaa varkauden vastaavalla luottolla kyseisen asiakkaan tilille.
Varasto. Yksi henkilö tilaa tavaroita toimittajilta ja toinen kirjautuu vastaanotettuihin tavaroihin kirjanpitojärjestelmään. Tämä estää ostavaa henkilöä ohjaamasta saapuvia tavaroita omaan käyttöön.
Palkkahallinto. Yksi henkilö kokoaa palkanlaskelman bruttopalkka- ja nettopalkatiedot ja toinen tarkistaa laskelmat. Tämä estää työntekijöitä lisäämästä keinotekoisesti joidenkin työntekijöiden palkkoja tai luomasta ja maksamasta väärennettyjä työntekijöitä.
Tehtävien erottamisen ongelmana on se, että se on paljon vähemmän tehokasta ja aikaa vievää kuin se, että yhden henkilön on vastattava kaikista tapahtuman osa-alueista. Siksi sinun on tutkittava kompromissi valvonnan tason lisäämisen ja tehokkuuden vähentämisen välillä, kun päätät tullien erottamisen toteuttamisesta joillakin alueilla. On täysin mahdollista, että hallinnan parantaminen ei riitä kompensoimaan alentunutta tehokkuustasoa.
Väärinkäsitys työnjaosta on, että se vähentää kirjanpitovirheiden määrää. Näin tapahtuu vain, jos tiedoissa on päällekkäisiä tietoja tai jos useat ihmiset tarkistavat toistensa työn. Tämä ei ole tehtävien erottamisen käsitteen tavoite, jonka tarkoituksena on antaa tietyt tehtävät yhdelle henkilölle ja muut tehtävät toiselle henkilölle - konseptia ei ole suunniteltu tehtävien päällekkäisyyttä varten, joten kirjanpitovirheitä ei todennäköisesti vähennetä .
Samankaltaiset ehdot
Tehtävien erottamista kutsutaan myös tehtävien erottamiseksi.
