Kustannuslaskennan periaatteessa todetaan, että kulut on kirjattava samana ajanjaksona kuin ne tulot, joihin ne liittyvät. Jos näin ei olisi, kulut kirjataan todennäköisesti toteutuneiksi, jotka saattavat olla aikaisempia tai seuranneet sitä ajanjaksoa, jona vastaava tulojen määrä kirjataan.
Esimerkiksi yritys maksaa 100 000 dollaria kauppatavaroista, jotka se myy seuraavan kuukauden aikana 150 000 dollarilla. Kustannuslaskentaperiaatteen mukaan 100 000 dollarin kustannuksia ei tule kirjata kuluiksi vasta seuraavassa kuussa, jolloin myös niihin liittyvät tulot kirjataan. Muussa tapauksessa kulut yliarvioidaan 100 000 dollarilla kuluvassa kuussa ja 100 000 dollarilla liian pieniksi seuraavassa kuussa.
Tällä periaatteella on vaikutusta myös tuloverojen ajoitukseen. Esimerkissä tuloverot maksetaan liian vähän kuluvana kuukautena, koska kulut ovat liian suuria, ja liian suuriksi seuraavana kuukautena, jolloin kulut ovat liian pienet.
Joitakin kuluja on vaikea verrata tuloihin, kuten hallintopalkat, vuokrat ja yleishyödylliset palvelut. Nämä kulut luokitellaan kausikustannuksiksi, ja ne kirjataan kuluksi sillä kaudella, johon ne liittyvät. Tämä tarkoittaa yleensä sitä, että ne veloitetaan kuluina syntymishetkellä.
Kustannusten kirjaamisperiaate on keskeinen osa suoriteperusteista kirjanpitoa, jonka mukaan tulot kirjataan ansaintana ja kulut kulutettuna. Jos yritys kirjaa kustannukset sen sijaan maksaessaan toimittajille, tätä kutsutaan kirjanpidon kassaperusteeksi.
Jos yritys haluaa tarkastaa tilinpäätöksensä, sen on käytettävä liiketapahtumien kirjaamisessa kulujen kirjaamisperiaatetta. Muutoin tilintarkastajat kieltäytyvät antamasta lausuntoa tilinpäätöksestä.
