Kulujen kirjaaminen on omaisuuden muuntaminen kuluksi. Tämä tehdään, kun hyödykkeen hyödyllisyys on kulutettu. Kustannusten kirjaaminen voi tapahtua viivästyneellä tavalla, kun kulut tehdään varoille, joita ei kuluteta välittömästi. Esimerkkejä tämäntyyppisestä kulujen kirjaamisesta ovat:
Kun ennakkomaksun kattama ajanjakso on päättynyt.
Kun ennalta maksettuun mainosmaksuun liittyvät mainostoiminnot on saatu päätökseen.
Kun ennalta maksetun yleisen vastuuvakuutuksen kattama kausi on päättynyt.
Kustannusten tunnistaminen voi tapahtua myös heti kun meno on tehty. Tällainen kirjaaminen voi johtua siitä, että hankitun erän kohdehyödyke kulutettiin samalla raportointikaudella kuin menot. Tämä kirjaaminen voi johtua myös siitä, että hankitun erän hinta laskee alle yrityksen aktivointirajan, joten menot kirjataan aina kuluiksi heti, kun ne syntyvät. Esimerkkejä tämäntyyppisestä kulujen kirjaamisesta ovat:
Toimistotarvikkeiden osto
Jo tarjottuihin oikeudellisiin palveluihin liittyvän vastuun syntyminen
Vastuu jo kulutetuista yleishyödyllisistä palveluista
Kannettavan tietokoneen ostaminen, jonka kustannukset ovat alle yrityksen pääomarajan
Ihannetapauksessa kulujen kirjaamisen tulisi tapahtua samaan aikaan kuin tulojen kirjaaminen, joihin menot liittyvät (vastaavuuden periaate). Esimerkiksi tuotteen myyntiin liittyvien myytyjen tavaroiden kustannusten kirjaamisen tulisi tapahtua samalla kaudella, jona myynti kirjattiin.
Kun kustannus kirjataan, kulujen määrä näkyy tuloslaskelmassa, mikä vähentää muuten kirjattavan voiton määrää. Pidemmän aikavälin omaisuuserien osalta tämä tarkoittaa, että omaisuuserä eliminoidaan taseesta ja siirretään tuloslaskelmaan. Lyhytaikaisemman omaisuuserän (kuten toimistotarvikkeet) omaisuuserää ei ole tarpeeksi kauan, jotta se näkyisi taseessa - se kirjataan yksinkertaisesti kerralla tuloslaskelmaan.
Kustannusten kirjaamisen ajoitus on yksi yleisimmistä tilinpäätöksen petosmuodoista, koska yrityksen johtajilla voi olla kannustin lykätä kulujen kirjaamista vahvistamaan raportointikauden raportoituja tuloksia. Tämä tilanne syntyy yleisimmin, kun johtajien palkkiot ovat läheisesti sidoksissa organisaation raportoituihin tuloksiin.
Kulujen kirjaamista voidaan viivästyttää kirjanpidon kassaperusteisesti, kun kirjaaminen tapahtuu laskun maksamisen yhteydessä, ei sen vastaanottamisen yhteydessä.
