Rahoittaa

Paperittomat kirjanpitokonseptit

Paperiton kirjanpito sisältää tapahtumien käsittelyn, joka on täysin elektronista, eikä paperia ole mukana liiketoimintaprosesseissa. Tarkoitus on virtaviivaistaa prosesseja, vähentää tapahtumavirheiden määrää ja poistaa asiakirjojen varastointi. Tämä on kuitenkin enemmän käsite kuin todellisuus useimmissa organisaatioissa. Sen sijaan yritykset pyrkivät siirtymään paperittoman toiminnan yleiseen suuntaan ajan myötä toteuttamalla useita paperittomia parannuksia olemassa oleviin järjestelmiin. Helpoin tapa tehdä se on ulkoistaa joitakin prosesseja kolmansille osapuolille, jotka ovat keksineet paperittomia ratkaisuja. Esimerkiksi:

  • Kuluraportointi. Yksi suosituimmista paperittomista vaihtoehdoista on saada työntekijät kirjautumaan kuluraporttien korvaamiseen erikoistuneelle verkkosivustolle. He syöttävät kuluraporttitietonsa tarpeen mukaan, toimittavat kuitista sähköisen version, jos järjestelmä sitä pyytää, ja ACH maksaa ne. Mikään paperityö ei koskaan saavuta yritystä.

  • Lukituslaatikko. Asiakkaat voivat lähettää sekkimaksut yrityksen pankin hoitamaan lukkolaatikkoon. Pankki skannaa sekit ja lähettää nämä tiedot suojatulle verkkosivustolle, jota yrityksen kassan käyttäjä käyttää joka päivä maksutietojen saamiseksi.

  • Palkkahallinto. Työntekijät voivat kirjoittaa työskennellyt aikansa verkkoportaalin kautta, minkä jälkeen toimittaja käsittelee palkanlaskennan ja maksaa työntekijöille ACH-maksun.

  • Ostovelat. Ostovelkojen henkilökunta voi syöttää velkoja pankin valvomalle verkkosivustolle, nimetä maksettavat erät ja antaa pankin laskea ACH-maksuja.

On myös mahdollista pitää paperiton kirjanpito sisäisillä prosesseilla, vaikka tämä on yleensä mahdollista vain, kun käytössä on koko yrityksen kattava järjestelmä. Jos näin on, liiketoimet voidaan aloittaa muilla osastoilla, ja järjestelmä ilmoittaa kirjanpitäjälle automaattisesti, että joihinkin toimenpiteisiin on ryhdyttävä. Esimerkiksi kuljetusosasto lähettää tavaroita, ja ohjelmisto ilmoittaa laskutusmiehelle laskun laatimisen; paperilähetysilmoitusta ei lähetetä laskuttajalle.

On myös mahdollista harjoittaa paperitonta kirjanpitoa jossain määrin skannaamalla asiakirjat online-tietokantaan, joka sitten linkitetään tiettyihin kirjanpitojärjestelmän tapahtumiin. Skannaukseen voi kuitenkin liittyä huomattava määrä työtä, ja alkuperäiset asiakirjat voidaan silti säilyttää. Näin ollen olemassa olevien asiakirjojen digitalisointi ei oikeastaan ​​käsittele paperittoman kirjanpidon peruskäsitettä, jolla ei ole aluksi asiakirjoja.