Kustannusten hallinta on yritykselle aiheutuvien todellisten tai ennakoitujen kustannusten hallinta. Tätä voidaan parhaiten käyttää virallisena prosessina, jossa käytetään kaikkia tai kaikkia seuraavista vaiheista:
- Kerää tietoja nykyisistä ja ennakoiduista kustannuksista. Tämä tulee tyypillisesti todellisten kustannusten pääkirjasta, mutta tiedot voidaan myös koota toimintoperusteisen kustannuslaskentajärjestelmän tai jonkin vähemmän muodollisen keräysmenetelmän avulla. Ennakoidut kustannukset syntyvät vertailuista vastaaviin hankkeisiin tai tuotteisiin tai arvioihin, jotka perustuvat ennustettuihin materiaalilaskuihin.
- Tarkista kerätyt tiedot nähdäksesi, voidaanko kustannuksia vähentää tai välttää kokonaan. Tähän voi sisältyä kustannusten erottaminen kiinteiksi, muuttuviksi ja sekakustannuksiksi, kustannusten tarkastelu trendiviivalla, pullonkaulatoiminnan vaikutusten analysointi ja kustannusten vertaaminen vertailuyritysten kustannuksiin.
- Analyysin tulosten ilmoittaminen johdolle suositelluilla toimenpiteillä.
- Hallintojen asettaminen sen varmistamiseksi, että johdon asettamat muutokset noudatetaan tarkoitetulla tavalla.
- Seurataan johdon tämän analyysin seurauksena tekemiä muutoksia, jotta voidaan nähdä, kuinka muutokset ovat muuttaneet yrityksen kustannusprofiilia.
Jos yritys yrittää hallita tulevaan toimintaan liittyviä kustannuksia (kuten uuden tuotteen suunnittelu tai uuden pääkonttorirakennuksen rakentaminen), kustannustenhallintatoimet ovat jonkin verran erilaisia. Mitä tahansa seuraavista toiminnoista voitiin seurata:
- Kohdekustannusten avulla voidaan jatkuvasti arvioida kustannuksia, kun ominaisuuksia lisätään tai vähennetään projektista (yleensä uusi tuote).
- Vertailuarvostelujen avulla verrataan alun perin arvioidut kustannukset todellisiin kustannuksiin. Nämä tarkastelut voivat joskus johtaa hankkeiden peruuntumiseen.
Kustannusten hallintaan voi liittyä myös yksinkertainen seurantatoiminto, jossa muutoksia ei tarvitse tehdä välittömästi. Tässä tapauksessa kustannusten hallintaan voidaan noudattaa seuraavia lähestymistapoja:
- Varianssianalyysin avulla korostetaan mahdolliset erot syntyneiden ja budjetoitujen kustannusten välillä.
- Poikkeusanalyysin avulla korostetaan vain ne variaatiot budjetoiduista kustannuksista, jotka ylittävät tietyn kynnyksen.
- Trendianalyysin avulla voidaan havaita pitkäaikaiset muutokset tietyissä kustannuksissa.
Lyhyesti sanottuna kustannusten hallinta on laaja aihe, joka sisältää erilaisia tiedonkeruu-, analyysi-, raportointi- ja valvontatoimia. Jokaisen yrityksen, joka haluaa pysyä kannattavana pitkällä aikavälillä, on käytettävä huomattava osa ajastaan kustannusten hallintaan.
