Katsaus nollapohjaiseen budjetointiin
Nollapohjabudjetti vaatii johtajia perustelemaan kaikki budjetoidut menonsa. Tämä vastustaa yleisempää lähestymistapaa, jossa vaaditaan vain perustelut talousarvion tai edellisen vuoden todellisten tulosten muutoksille. Siten johtajalla oletetaan teoreettisesti olevan menojen perusrivi nolla (tästä johtuen budjetointimenetelmän nimi) riippumatta siitä, mikä todellinen budjetti oli edellisenä vuonna.
Todellisuudessa johtajalla oletetaan olevan vähimmäisrahoitus osastojen perustoiminnalle, jonka ylimääräisen rahoituksen on oltava perusteltua. Prosessin tarkoituksena on kohdentaa rahoitus jatkuvasti liiketoiminnan keskeisiin tavoitteisiin ja lopettaa tai laajentaa toimintoja, jotka eivät enää liity näihin tavoitteisiin.
Perusprosessin kulku nollapohjaisen budjetoinnin alla on:
Tunnista liiketoiminnan tavoitteet
Luo ja arvioi vaihtoehtoisia menetelmiä kunkin tavoitteen saavuttamiseksi
Arvioi vaihtoehtoiset rahoitustasot suunnitellun suoritustason mukaan
Aseta prioriteetit
Käsitettä kustannusten tasoittamisesta kerroksittain voidaan käyttää myös päinvastaisessa järjestyksessä, jossa määritetään erityiskustannukset ja pääomasijoitukset, jotka syntyvät, jos lisäät lisäpalvelun tai toiminnon. Siten johto voi tehdä erilliset määritykset liiketoimintansa lisäkustannusten ja palvelujen tarkasta yhdistelmästä. Tämä prosessi johtaa tyypillisesti vähintään minimipalvelutasoon, joka muodostaa kustannusviivan, jonka alapuolella yrityksen on mahdotonta mennä, samoin kuin erilaiset palvelut, jotka ylittävät minimin.
Nollaperustaisen budjetoinnin edut
Nollapohjaiseen budjetointiin liittyy useita etuja, joihin kuuluvat:
Vaihtoehtojen analyysi. Nollapohjainen budjetointi edellyttää, että johtajat etsivät vaihtoehtoisia tapoja suorittaa kukin toiminto (kuten pitää se yrityksen sisällä tai ulkoistaa) sekä eri kulutustasojen vaikutukset. Pakottamalla näiden vaihtoehtojen kehittämisen prosessi saa johtajat miettimään muita tapoja hoitaa liiketoimintaa.
Budjetin inflaatio. Koska johtajien on sitouduttava menoihin toimintoihin, on vähemmän todennäköistä, että he voivat lisätä budjettiaan keinotekoisesti - muutosta on liian helppo havaita.
Viestintä. Nollapohjan budjetin pitäisi herättää johtoryhmän keskuudessa merkittävä keskustelu yrityksen missiosta ja siitä, miten se saavutetaan.
Poista muut kuin keskeiset toiminnot. Nollapohjainen budjetin tarkistus pakottaa johtajat päättämään, mitkä toiminnot ovat yritykselle kriittisimmät. Tekemällä näin he voivat kohdistaa ei-avaintoimintoja poistamiseen tai ulkoistamiseen.
Tehtävän painopiste. Koska nollapohjainen budjetointi edellyttää, että johtajat yhdistävät menot toimintaan, heidän on pakko määritellä osastojensa eri tehtävät - jotka muuten saattaisivat olla huonosti määriteltyjä.
Redundanssitunnus. Katsaus saattaa paljastaa, että useat osastot suorittavat samoja toimintoja, mikä johtaa toiminnan eliminointiin sen alueen ulkopuolella, jolla johto haluaa sen olevan keskitetty.
Vaadittu tarkistus. Nollapohjaisen budjetoinnin säännöllinen käyttö tekee todennäköisemmäksi, että yrityksen kaikkia näkökohtia tarkastellaan säännöllisesti.
Resurssien kohdentaminen. Jos prosessi toteutetaan ottaen huomioon yrityksen yleinen tehtävä ja tavoitteet, organisaation tulisi päätyä varojen voimakkaaseen kohdentamiseen alueilla, joilla niitä eniten tarvitaan.
Lyhyesti sanottuna monet nollaperusteisen budjetoinnin edut keskittyvät vahvaan, itsetarkastettuun tarkasteluun yrityksen tehtävään ja siihen, miten yritys kohdentaa resurssinsa tämän tehtävän saavuttamiseksi.
Nollaperustaisen budjetoinnin haitat
Nollaperustaisen budjetoinnin tärkein haittapuoli on osastotoiminnan tutkimiseen ja dokumentointiin vaadittava poikkeuksellisen suuri ponnistus; tämä on vaikea tehtävä jopa kerran vuodessa, mikä saa jotkut yksiköt käyttämään menettelyä vain kerran muutaman vuoden välein tai kun organisaatiossa tapahtuu merkittäviä muutoksia. Toinen vaihtoehto on vaatia nollapohjaisen budjetoinnin käyttöä juoksevasti yrityksen eri osien kautta useiden vuosien ajan, jotta johto voi käsitellä vähemmän tällaisia tarkastuksia vuodessa. Muita haittoja ovat:
Byrokratia. Nollapohjaisen budjetin luominen alusta alkaen jatkuvasti edellyttää valtavaa määrää analyyseja, kokouksia ja raportteja, jotka kaikki edellyttävät ylimääräistä henkilöstöä prosessin hallitsemiseksi.
Taktikointi. Jotkut johtajat voivat yrittää vääristää budjettiraporttejaan keskittämään kulut tärkeimpiin toimintoihin varmistaen siten, että heidän budjettiaan ei vähennetä.
Aineettomat perustelut. Voi olla vaikeaa määrittää tai perustella menotasoja liiketoiminnan alueilla, jotka eivät tuota "konkreettisia" konkreettisia tuloksia. Esimerkiksi mikä on oikea markkinointikustannusten määrä ja kuinka paljon tulisi investoida tutkimus- ja kehitystoimintaan?
Johtajan aika. Nollapohjaisen budjetoinnin edellyttämä operatiivinen tarkistus vaatii huomattavan paljon hallinnointiaikaa.
Koulutus. Johtajat tarvitsevat merkittävää koulutusta nollapohjaiseen budjetointiprosessiin, mikä lisää vuosittain tarvittavaa aikaa.
Päivitysnopeus. Nollaperustaisen budjetin luomiseen vaadittavat lisätoimet tekevät vieläkin todennäköisemmäksi, että johtoryhmä tarkistaa budjettia jatkuvasti, jotta se olisi paremmin merkityksellinen kilpailutilanteen kannalta.
