Lähdeasiakirja on alkuperäinen asiakirja, joka sisältää liiketapahtuman tiedot. Lähdeasiakirja sisältää tärkeimmät tiedot liiketapahtumasta, kuten osapuolten nimet, maksetut määrät (jos niitä on), päivämäärän ja tapahtuman sisällön. Lähdeasiakirjat tunnistetaan usein yksilöllisellä numerolla, jotta ne voidaan erottaa kirjanpitojärjestelmässä. Asiakirjojen numerointi on erityisen hyödyllistä, koska se antaa yritykselle mahdollisuuden tutkia, puuttuuko asiakirjoja.
Kun lähdeasiakirjan tiedot on kirjattu kirjanpitojärjestelmään, lähdeasiakirja indeksoidaan helpon pääsyn ja arkistoitavaksi. Kuluneen vuoden aikana luodut asiakirjat varastoidaan yleensä paikan päällä, vanhemmat asiakirjat varastoidaan edullisempiin ulkopuolisiin säilytystiloihin.
Lähdeasiakirjat ovat kriittisiä tilintarkastajille, jotka käyttävät niitä todisteina siitä, että kirjatut liiketoimet todella tapahtuvat. Lähdeasiakirjaa yritykset käyttävät myös todisteena liikekumppaneidensa kanssa tavallisesti maksujen yhteydessä. Esimerkkejä lähdeasiakirjoista ovat:
Peruutettu tarkistus
Hyvityslasku
Talletuslomake
Kuluraportti
Lasku
Materiaalien hakulomake
Ostotilaus
Kellokortti
Kuitti
Todistustarkoituksiin lähdeasiakirjojen sähköiset kuvat ovat yleensä hyväksyttäviä, vaikka joissakin tapauksissa paperiaineistoa voidaan silti tarvita.
Lähdeasiakirjoja on yleensä säilytettävä useita vuosia. Sisäinen verovirasto valtuuttaa säilytysvälit tietyntyyppisille palkanlaskentaan liittyville asiakirjoille. Jos sinulla on kysyttävää asiakirjan säilytysajasta, ota yhteyttä asiantuntevaan asianajajaan.
