Kuponki on sisäinen asiakirja, joka kuvaa ja valtuuttaa maksamaan vastuun toimittajalle. Sitä käytetään yleisimmin manuaalisessa maksujärjestelmässä, jossa se on osa valvontajärjestelmää. Kuponki sisältää tyypillisesti seuraavat tiedot:
Toimittajan tunnistenumero
Maksettava summa
Päivämäärä, jolloin maksu on suoritettava
Velat kirjattavat tilit
Mahdolliset ennenaikaisten maksujen alennusehdot
Hyväksynnän allekirjoitus tai leima
Kuponkitiedot voidaan koota pakettiin, jossa peruskuponki-asiakirja on liitetty toimittajalaskuun, todistukseen vastaanotosta ja ostotilaukseen. Tämä paketti on hyödyllinen asiaan liittyvien asiakirjojen pitämiseen yhdessä paikassa, ja se helpottaa velkojen perustelemista ja tarkastamista.
Kuponki luodaan saatuaan toimittajalta laskun. Se leimataan "maksetuksi", kun sekille tai sähköiselle maksulle suoritetaan toimittajalle, ja se arkistoidaan yhdessä mahdollisten tositteiden kanssa.
Jos kuponkeja käytetään kaikkiin ostovelkoihin, niiden kokonaismäärä voidaan yhdistää määrittääkseen maksamatta olevien ostovelkojen kokonaismäärä. Tätä toimintoa ei tarvita atk-järjestelmässä, jossa sen sijaan käytetään ikääntyneiden velkojen raporttia.
Kuponkia ei luoda, kun velka on kertynyt vasta (mikä johtuu toimittajalaskun puuttumisesta). Myös tositteita ei käytetä palkanlaskennassa.
