Kustannusraportti on lomake, jota käytetään yrityksen menojen seuraamiseen. Työntekijät täydentävät sen yleisimmin erittelemään kulut, joiden korvaamista he pyytävät. Kuitit liitetään yleensä lomakkeeseen, jos niihin liittyvät menosummat ylittävät tietyn vähimmäismäärän. Työnantaja tutkii hakemusten paikkansapitävyyden ja pätevyyden ja maksaa työntekijöille pyydetyt määrät. Työnantaja voi sitten kirjata hyvitetyt summat yrityskuluiksi, jotka otetaan huomioon kirjatun kirjanpidon voiton ja verotettavan voiton määrään.
Kuluraportteja voidaan käyttää myös yksityiskohtai- sesti kustannuksiin, jotka on tehty työntekijän alkuperäistä ennakkoa vastaan. Jos on, työnantaja kirjaa edelleen toimitetut summat yrityskustannuksiksi, mutta korvausta ei ole; sen sijaan työnantaja vähentää menot työntekijän ennakkomäärästä.
Kustannusraportti voi sisältää useita yrityskohtaisia tietokenttiä, mutta yleensä se vaatii vähintään seuraavat perustiedot:
Päivämäärä, jona menot syntyivät (vastaa vastaavan kuitin päivämäärää)
Kulun luonne (kuten lentoliput, ateriat tai pysäköintimaksut)
Kulun määrä (vastaa siihen liittyvän kuitin määrää)
Tili, jolta kustannus veloitetaan
Jokaisen kululajin välisumma
Vähennys työntekijälle mahdollisesti maksetuista ennakoista
Pyydetyn korvauksen kokonaissumma
Kustannusraporttilomake voi sisältää myös yhteenvedon työnantajan matka- ja viihdepolitiikasta, jossa määritetään, mitä kuluja yritys ei korvaa (kuten huoneiden viihdekulut).
Kustannusraporttikonsepti voi viitata myös yksityiskohtaiseen luetteloon kustannuksista, joita yrityksen kullekin osastolle aiheutuu raportointikaudelta. Nämä tiedot tutkitaan sen selvittämiseksi, erittyivätkö todelliset kustannukset odotuksista. Tällöin johto voi tutkia näiden erojen syitä.
