Pankkien täsmäytysprosessissa verrataan pankkitilin sisäisiä ja pankkitietueita ja mukautetaan sisäisiä rekistereitä tarpeen mukaan näiden kahden yhdenmukaistamiseksi. Näin varmistetaan, että organisaation kirjaama kassatase on tarkka. Pankkien täsmäytysprosessi suoritetaan yleensä kirjanpito-ohjelmistopaketissa olevan pankin täsmäytysmoduulin kanssa. Jos oletetaan, että näin on, suorita pankin täsmäytys noudattamalla näitä ohjeita:
Käytä pankkitietueita. Käytä pankkitilin online-tiliotetta yrityksen kassatilille (oletettavasti sen sekkitilille).
Käytä ohjelmistoa. Käytä kirjanpito-ohjelmiston pankkitilimoduulia.
Päivitä tyhjentämättömät sekit. Siirry pankin täsmäytysmoduulin sekit-osioon. Järjestelmä näyttää luettelon tyhjentämättömistä tarkastuksista. Yhdistä tämä sekkiluettelo pankkitiliä sisältävän tarkastusluettelon kanssa. Merkitse pankin täsmäytysmoduulissa kaikki sekit, jotka ovat tyhjentäneet pankin. Seuraavia kysymyksiä voi syntyä:
Jos jokin pankin kirjaamana tarkastettuna sekkinä on lueteltu tiliotteessa eri summalla kuin mitä yritys on kirjannut, tarkista sekillä oleva summa pankin verkkosivustolla olevasta shekikuvasta. Jos yritys kirjasi sen väärin, tee oikaisu, jotta sekin määrä vastaa pankin kirjaamaa summaa.
Jos pankki on ilmoittanut virheellisesti kaikki pankin kirjaamat tarkastukset, ota yhteyttä pankkiin ja lähetä heille virheilmoitus. Tämä ero pankin ja yrityksen kirjattujen määrien välillä säilyy siihen asti, kunnes pankki mukauttaa kirjanpitoa. Sillä välin ero on täsmäävä erä.
Päivitä siirrettävät talletukset. Siirry pankkien täsmäytysmoduulin talletukset-osioon. Järjestelmä näyttää luettelon kuljetettavista talletuksista. Yhdistä nämä talletukset pankkitiliä koskevaan luetteloon talletuksista, jotka ovat selvittäneet pankin. Merkitse pankin täsmäytysmoduulissa kaikki talletukset, jotka ovat selvittäneet pankin. Seuraavia kysymyksiä voi syntyä:
Pankki on saattanut kirjata joitain talletuksia, joita yritys ei ole kirjannut. Jos näin on, pääse tarkastamaan pankin verkkosivustolle lähetettyä sekkikuvaa tarkistaaksesi, kuka on antanut sekin ja sen määrän. Kirjaa tämä talletus yhtiön kirjanpitoon.
Yritys on saattanut kirjata joitain talletuksia, joita pankki ei ole kirjannut. Tämä voi johtua riittämättömästä varantotilanteesta tai siitä, että pankki ei hyväksy ulkomaisia sekkejä. Nämä talletukset sovittavat erät yhteen, kunnes yritys voi vakuuttaa pankin tallettamaan ne tai löytää vaihtoehtoisen tavan muuntaa talletetut sekit rahaksi. Se voi myös vaatia näiden tallennettujen esineiden palauttamista yhtiön kirjanpitoon.
Syötä uudet kulut. Merkitse kuluksi yrityksen kirjanpitoon kaikki kulut, jotka pankki kirjasi tiliä vastaan. Esimerkkejä tällaisista kuluista ovat:
Ei riittäviä varoja. Tämä on yhtiöltä veloitettu maksu kaikista talletetuista (tai annetuista) sekeistä, joihin liikkeeseenlaskijalla ei ollut riittävästi varoja.
Tarkista tulostusmaksut. Tämä on maksu, kun yritys tilaa uuden sekkitavaraston pankin kautta.
Palvelumaksut. Pankki perii maksuja esimerkiksi sekkien käsittelystä, talletusten käsittelystä, suorista talletusmaksuista ja lähetetyistä ja vastaanotetuista pankkisiirroista (ns. Nostomaksuista).
Syötä pankkitase. Syötä pankkitilimoduuliin tiliotteeseen merkitty loppusumma.
Tarkista sovittelu. Ohjelmiston tulisi nyt näyttää mahdolliset erot yrityksen ja pankin kirjaamassa loppusaldossa sekä mahdolliset täsmäytyserät, kuten jäljellä olevat sekit ja talletukset. Jos asiakirjoittamatonta täsmäytyskohtaa ei ole, tulosta pankkitilaus ja tallenna se.
Jatka tutkimusta. Jos on olemassa asiakirjoittamaton täsmäytyserä, tarkista juuri ilmoitetut pankin täsmäytysprosessin vaiheet. Jos variaatio on edelleen dokumentoimaton, palaa edellisten kausien pankkitilauksiin ja katso, syntyikö varianssi edellisellä kaudella. Jos näin on, etsi ero aikaisempien ajanjaksojen perusteella.
Säädä aineettomia esineitä varten. Jos jäljellä oleva ero on merkityksetön, voi olla hyväksyttävää kirjata ero yrityksen kirjanpitoon sen sijaan, että viettäisit aikaa lisätutkimuksiin.
Kun otetaan huomioon pankkien täsmäytysprosessin suorittamiseen tarvittava aika, jotkut yritykset yrittävät minimoida sen vaikutuksen kauden lopun prosessiin suorittamalla päivittäisen täsmäytyksen. Tällöin jäljellä olevat täsmäytyserät kuukauden lopussa ovat niin pieniä, että ne voidaan suorittaa muutamassa minuutissa.
