Kustannus on omaisuuden arvon aleneminen, kun sitä käytetään tulojen tuottamiseen. Jos kohde-etuutta on tarkoitus käyttää pitkällä aikavälillä, kulu tapahtuu poistojen muodossa ja veloitetaan vastaavasti hyödykkeen taloudellisen vaikutusajan kuluessa. Jos kustannukset kohdistuvat välittömästi kulutettuun tuotteeseen, kuten palkkaan, se veloitetaan yleensä kuluksi syntymishetkellä. Yhteiset kulut ovat:
Myytyjen tavaroiden kustannukset
Vuokrakulut
Palkkakulut
Apuohjelmien kustannukset
Jos menot ovat pieniä määriä, joita ei ehkä käytetä pitkään aikaan, ne veloitetaan yleensä kuluksi kerralla, jotta vältetään kirjanpitohenkilöstön aika, jota muuten vaadittaisiin seuraamaan sitä omaisuuseränä.
Kassaperusteisessa kirjanpidossa kustannukset kirjataan yleensä vasta, kun käteismaksu on suoritettu toimittajalle tai työntekijälle. Suoriteperusteisen kirjanpidon mukaiset menot kirjataan kuten edellä todettiin, kun omaisuuserän arvo pienenee riippumatta siitä mahdollisesti aiheutuvasta kassavirrasta.
Omaisuuserän osto voidaan kirjata kuluksi, jos maksettu summa on pienempi kuin yrityksen käyttämä pääomaraja. Jos maksettu summa olisi ollut suurempi kuin aktivointiraja, se olisi sen sijaan kirjattu omaisuuseräksi ja veloitettu kuluksi myöhemmin, kun omaisuuserä kulutettiin.
Kustannuslaskentaan sisältyy yleensä yksi seuraavista liiketoimista:
Veloitus kuluun, hyvitys käteiseen. Heijastaa käteismaksua.
Veloitus kuluihin, hyvitys ostoveloille. Heijastaa luotolla tehtyä ostoa.
Veloitus kuluun, hyvitys omaisuuserätilille. Heijastaa omaisuuserän kuluksi laskemista, kuten käyttöomaisuuden poistokustannuksia.
Veloitus kuluihin, hyvitys muiden velkojen tilille. Heijastaa maksua, joka ei sisällä ostovelkoja, kuten lainan korkoa tai kertyneitä kuluja.
Vastaavuusperiaatteen mukaan kulut kirjataan tyypillisesti samalla kaudella, jona niihin liittyvät tulot kirjataan. Esimerkiksi, jos tavaroita myydään tammikuussa, sekä myyntitapahtumaan liittyvät tuotot että kustannukset on kirjattava tammikuussa.
Kustannus ei ole sama kuin meno. Meno on maksu tai velan syntyminen, kun taas kulu edustaa omaisuuserän kulutusta. Siten yritys voisi tehdä 10000 dollarin käteisvaroja käyttöomaisuudesta, mutta 10000 dollarin omaisuus veloitettaisiin kuluiksi vain sen käyttöiän ajan. Menot syntyvät siis yleensä etukäteen, kun taas kulujen kirjaaminen saattaa jakautua pitemmälle ajanjaksolle.
Kustannusten hallinnalla tarkoitetaan kulujen tarkistamista sen selvittämiseksi, mitkä kustannukset voidaan turvallisesti vähentää tai eliminoida ilman, että sillä olisi negatiivinen vaikutus tuloihin tai tulevien tuotteiden tai palvelujen kehitykseen. Budjetit ja historian kehitysanalyysi ovat kustannusten hallinnan työkaluja.
