Työtilausten kustannuslaskentajärjestelmä kerää tiettyyn tuote-erään liittyvät kustannukset. Tätä järjestelmää käytetään pienissä eräkokoissa ja varsinkin kun kunkin erän tuotteet poikkeavat muista eristä tuotetuista tuotteista. Näissä tilanteissa johto haluaa varmistaa, että aiheutuneet kustannukset ovat kohtuullisia asiakkailta veloitettaviin hintoihin verrattuna. Järjestelmää voitaisiin käyttää esimerkiksi mittatilaustyönä valmistettujen koneiden kustannusten seuraamiseen. Ilman työpaikkojen tilausjärjestelmää on todennäköistä, että yritys noteeraa joidenkin erien hinnat liian mataliksi aiheuttaen tappioita.
Työtilausten kustannuslaskentajärjestelmää käyttävä kirjanpitäjä voi seurata työpaikkakohtaisia tietoja työn kustannuslehdessä tai nämä tiedot voidaan koodata työtilaustietokantaan, jossa jokaiselle työlle on annettu yksilöllinen tunnistenumero.
Työtilauskustannusjärjestelmä voi olla melko monimutkainen. Sen on seurattava tietoja useista lähteistä, mukaan lukien seuraavat:
Toimittajan laskut, joista vain työhön liittyvät rivikohdat tulisi laskuttaa kyseisestä työstä.
Palkanlaskennat, joista tiettyyn työhön tehdyt työtunnit lasketaan kyseiseen työhön, mahdollisesti myös palkkaverot, ylityöt ja eroerot.
Materiaalikustannukset, joissa varastotuotteet vapautetaan varastosta ja veloitetaan työhön käytettynä.
Yleiskustannukset, jotka johdetaan kustannusjoukosta ja laskutetaan jokaisesta työstä jonkin käyttötavan perusteella, kuten aiheutuneet työtunnit tai käytetyt koneet.
Työhön mahdollisesti liittyvien tietolähteiden lukumäärä ja yksityiskohtien määrä tarkoittaa, että taustalla olevat tietueet voivat sisältää mitä tahansa virheitä. Virheriskin lieventämiseksi työtilaustietueita on tutkittava erittäin huolellisesti. Tämä on erityisen tärkeää, kun työpaikkakustannukset tiivistetään ja laskutetaan asiakkaille kustannusten ja laskutuksen alla.
Tilanteissa, joissa valmistetaan suuria määriä samoja tuotteita, käytetään prosessin kustannuslaskentajärjestelmää, koska se tarjoaa virtaviivaisemman lähestymistavan siihen liittyvään kirjanpitoon.
