Tärkein ero budjetin ja ennusteen välillä on se, että budjetissa esitetään suunnitelma yrityksen haluamalle tavoitteelle, kun taas ennusteessa todelliset odotukset tuloksiin esitetään yleensä paljon yhteenvetomuodossa.
Pohjimmiltaan budjetti on määrällinen odotus sille, mitä yritys haluaa saavuttaa. Sen ominaisuudet ovat:
Talousarvio on yksityiskohtainen kuvaus tulevista tuloksista, taloudellisesta tilanteesta ja kassavirroista, jotka johto haluaa liiketoiminnan saavuttavan tietyn ajanjakson ajan.
Budjettia voidaan päivittää vain kerran vuodessa riippuen siitä, kuinka usein ylimmän johdon on tarkoitus tarkistaa tietoja.
Budjettia verrataan todellisiin tuloksiin, jotta määritetään poikkeamat odotetusta tuloksesta.
Johto toteuttaa korjaavia toimenpiteitä saadakseen todelliset tulokset takaisin budjetin mukaisiksi.
Talousarvio tosiasialliseen vertailuun voi aiheuttaa muutoksia työntekijöille maksettavissa tulospalkkioissa.
Toisaalta ennuste on arvio siitä, mitä todella saavutetaan. Sen ominaisuudet ovat:
Ennuste rajoittuu tyypillisesti suurimpiin tulo- ja kuluriveihin. Rahoitusasemaa ei yleensä ennusteta, vaikka kassavirrat voidaan ennustaa.
Ennuste päivitetään säännöllisin väliajoin, ehkä kuukausittain tai neljännesvuosittain.
Ennustetta voidaan käyttää lyhytaikaisiin operatiivisiin näkökohtiin, kuten henkilöstön, varastotasojen ja tuotantosuunnitelman mukauttamiseen.
Ei ole varianssianalyysiä, joka vertaa ennustetta todellisiin tuloksiin.
Ennusteen muutokset eivät vaikuta työntekijöille maksettaviin tulospalkkioihin.
Tärkein ero budjetin ja ennusteen välillä on siis se, että budjetti on suunnitelma, johon yritys haluaa mennä, kun taas ennuste on osoitus siitä, mihin se todella menee.
Realistisesti ennuste on hyödyllisempi näistä työkaluista, sillä se antaa lyhytaikaisen kuvan yrityksen todellisista olosuhteista. Ennusteen tietoja voidaan käyttää välittömiin toimiin. Toisaalta budjetti voi sisältää tavoitteita, joita ei yksinkertaisesti voida saavuttaa tai joiden markkinatilanne on muuttunut niin paljon, että ei ole viisasta yrittää saavuttaa. Jos käytetään budjettia, se olisi päivitettävä ainakin useammin kuin kerran vuodessa, jotta sillä olisi jonkinlainen suhde nykyiseen markkinatilanteeseen. Viimeinen kohta on erityisen tärkeä nopeasti muuttuvilla markkinoilla, joissa budjetin luomiseen käytetyt oletukset voivat vanhentua muutaman kuukauden kuluessa.
Lyhyesti sanottuna yritys tarvitsee aina ennusteen paljastamaan nykyisen suunnan, kun taas budjetin käyttö ei ole aina tarpeen.
