Velat ja hyvitykset ovat kirjanpitopäiväkirjan vastakkaisia puolia. Niitä käytetään pääkirjatilien loppusaldojen muuttamiseen. Laskutusten ja hyvitysten käyttöä päiväkirjamerkinnässä koskevat säännöt ovat seuraavat:
Sääntö 1: Kaikkien tilien, joissa normaalisti on velkasaldo, määrä kasvaa, kun veloitus (vasen sarake) lisätään niihin, ja pienenee, kun niihin lisätään hyvitys (oikea sarake). Tilityypit, joihin tätä sääntöä sovelletaan, ovat kulut, varat ja osingot.
Sääntö 2: Kaikkien tilien, jotka normaalisti sisältävät luottotase, määrä kasvaa, kun niihin lisätään hyvitys (oikea sarake), ja pienenee, kun veloitus (vasen sarake) lisätään niihin. Tilityypit, joihin tätä sääntöä sovelletaan, ovat velat, tuotot ja oma pääoma.
Sääntö 3: Contra-tilit vähentävät parien tilien saldoja. Tämä tarkoittaa, että (esimerkiksi) omistustiliin pariksi liitetty vasta-tili käyttäytyy ikään kuin se olisi vastuutili.
Sääntö 4: Veloitusten kokonaismäärän on vastattava tapahtuman hyvitysten kokonaismäärää. Muussa tapauksessa liiketoimen sanotaan olevan epätasapainoinen, ja tilinpäätös, josta liiketoimi tehdään, on luonnostaan virheellinen. Kirjanpito-ohjelmistopaketti merkitsee kaikki epätasapainoiset päiväkirjamerkinnät, jotta niitä ei voida syöttää järjestelmään ennen kuin ne on korjattu.
Noudattamalla näitä veloitus- ja hyvityssääntöjä, voit tehdä pääkirjaan teknisesti oikeat merkinnät, mikä eliminoi epätasapainoisen kokeilusaldon riskin. Pelkkä sääntöjen noudattaminen ei kuitenkaan takaa, että tuloksena olevat merkinnät ovat sisällöltään oikeat, koska se edellyttää myös tietoa siitä, miten tapahtumat kirjataan sovellettavaan kirjanpitokehykseen (kuten yleisesti hyväksyttyihin kirjanpitoperiaatteisiin tai kansainvälisiin tilinpäätösstandardeihin).
