Perintähenkilöstö voi käsitellä valtavan määrän erääntyneitä laskuja. Jos näin on, perintäpäällikkö tarvitsee menettelyn asiakkaiden vakioimiseksi maksukysymysten ratkaisemiseksi. Yksityiskohtainen keräysmenettely on lueteltu alla. Tässä mainittu prosessivirta edustaa vain vuorovaikutuksen asiakkaan kanssa vaiheita. Nämä vaiheet voidaan sekoittaa, täydentää tai poistaa jokaisen laskun maksutilasta riippuen. Vaiheet ovat:
Määritä erääntyneet laskut (valinnainen). Kun lasku erääntyy maksettavaksi, määritä se perintätoimihenkilöille.
Vahvista sallitut vähennykset (valinnainen). Asiakas voi lähettää lomakkeen, jossa on yksityiskohtainen vähennysvaatimus yrityksen markkinointisuunnitelman mukaisesti. Jos on, tarkista vaatimus markkinointipäälliköltä ja sovita se asiakkaan tekemiin vähennyksiin. Jos vähennys voidaan jäljittää sallittuun vähennykseen, lähetä hyvityslaskun hyväksymislomake vähennyksen määrän kompensoimiseksi.
Anna typeriä kirjeitä. Kirjanpito-ohjelmiston avulla voit tulostaa tyhjät kirjeet kiintein välein, joista kukin osoittaa asiakkaille erääntyneitä laskuja. Tarkista kirjeet ja poimi mahdolliset muut keräystoiminnot. Lähetä muut sähköpostiviestit sähköpostitse tai sähköpostitse asiakkaille.
Aloita suora yhteys. Jos erääntyneitä laskuja on edelleen maksamatta, soita asiakkaille keskustelemaan maksun puutteen syistä. Jokaisen puhelun jälkeen kirjaa puhelun tiedot, mukaan lukien päivämäärä, henkilö, johon olet ottanut yhteyttä, syyt maksuviivästyksiin ja lupaukset maksaa.
Suorita maksujärjestelyt (valinnainen). Jos on tarpeen hyväksyä pidempi maksuaika, dokumentoi suoritettavien maksujen ehdot, maksettavat korot ja henkilökohtaiset maksutakuut.
Muokkaa luottorajaa (valinnainen). Tässä vaiheessa perintähenkilöstöllä tulisi olla riittävät tiedot asiakkaan taloudellisesta tilanteesta, jotta he voivat suositella luottohenkilöstölle, jos asiakkaan luottorajan alentaminen tai purkaminen on tarkoituksenmukaista. Luottohenkilöstö on vastuussa luottorajan muuttamisesta - perintähenkilöstö antaa vain tietoja.
Seuraa maksuja järjestelyjen perusteella (valinnainen). Jos sinulla on erityisiä maksusuunnitelmia, vertaa ajoitettuja maksupäiviä päivämääriin, joina maksut todella vastaanotetaan, ja ota yhteyttä asiakkaisiin heti, kun näyttää siltä, että he menettävät aikataulun mukaisen maksupäivän. Tätä valvontatasoa vaaditaan, jotta asiakkaita ei viivästytä maksuissa.
Ota yhteys perintätoimistoon. Kun kaikki muut talon sisäiset perintätekniikat on yritetty, siirrä laskut perintätoimistoon. Tässä vaiheessa asiakas tulisi varmasti sijoittaa luottoluetteloon.
Sue asiakas (valinnainen). Jos kaikki muut vaihtoehdot ovat epäonnistuneet, tapaa yrityksen lakihenkilöstö selvittääkseen, onko yrityksellä riittävä asia asiakasta vastaan voittaakseen tuomion sitä vastaan tuomioistuimessa. Asiakkaalla tulisi myös olla riittävästi varoja maksamaan mitään tuomiota häntä vastaan. Jos nämä asiat näyttävät suotuisilta, valtuuta lakimiehet jatkamaan oikeudenkäyntiä.
Poista jäljellä oleva saldo. Jos kaikki perintätekniikat ovat epäonnistuneet, täytä hyvitettävän muistion hyväksymislomake poistettavien laskujen määrällä.
Suorita post mortem. Jos yrityksen järjestelmissä oli erityinen ongelma, joka aiheutti luottotappioiden syntymisen, kutsu ongelman kanssa läheisimmin liittyvien ihmisten kokous keskustelemaan ratkaisusta. Määritä vastuu toimintokohteista, dokumentoi kokous ja ajoita seurantakokoukset tarpeen mukaan.
On todennäköisempää, että uudet kokoelmatyöntekijät käyttävät hahmoteltua keräysmenettelyä. Kokeneemman henkilöstön olisi sallittava poiketa toiminnastaan tästä luettelosta heidän mielipiteidensä perusteella parhaasta tavasta kerätä tietoja tietyiltä asiakkailta.
