Ennen kirjanpidon sulkemista kunkin raportointijakson lopussa kirjanpitohenkilöstön on varmistettava, että kaikkien maksamatta olevien velkojen yksityiskohtainen kokonaismäärä vastaa pääkirjassa ilmoitettua ostovelan saldoa. Näin varmistetaan, että taseessa ilmoitettu ostovelan määrä on oikea. Tätä kutsutaan ostovelan täsmäykseksi. Ostovelkojen täsmäytysprosessi sisältää seuraavat vaiheet:
Vertaa pääkirjan päättyneen ostovelan saldoa välittömästi edeltävältä kaudelta vanhentuneiden ostovelkojen yksityiskohtaisuuteen raporttiin saman ajanjakson lopussa. Jos nämä luvut eivät täsmää, joudut sovittamaan aikaisemmat jaksot ennen kuin yrität sovittaa nykyisen ajanjakson. Jos varianssi on merkityksetön, voi olla hyväksyttävää jatkaa sovittelua kuluvalle kaudelle.
Tarkista ostovelan pääkirjatili, onko tilille tehty päiväkirjamerkintöjä kuluvan raportointikauden aikana. Jos on, dokumentoi nämä kohteet täsmäytyslaskentataulukossa.
Tulosta päättyvän ikääntyvän ostovelan raportti kuluneelta raportointikaudelta. Syötä tämän raportin jäljellä oleva summa täsmäytyslaskentataulukkoon. Tässä vaiheessa sovinnon pitäisi olla täydellinen. Jos varianssi on edelleen olemassa eikä se ole aikaisempana ajanjaksona esiintynyt varianssi, harkitse seuraavia täsmäytysvaiheita:
Varmista, että ostovelat on kirjattu oikein pääkirjaan.
Varmista, että vanhentuneen ostovelan raportti on tulostettu, kun kaikki kirjat on suoritettu.
Varmista, että pääkirja on asetettu oikealle raportointijaksolle.
Tämä sovitteluprosessi voi olla vaikea, kun sitä suoritetaan ensimmäisen kerran. Kuitenkin, kun kaikki virheet on havaittu ja korjaukset tehty, on yleensä suhteellisen helppo päivittää täsmäytysasiakirja seuraavilla raportointijaksoilla.
