Työn kustannuslaskentajärjestelmä sisältää prosessin, jolla kerätään tietoja tiettyyn tuotanto- tai palvelutyöhön liittyvistä kustannuksista. Näitä tietoja voidaan tarvita voidakseen toimittaa kustannustiedot asiakkaalle sopimuksen nojalla, jossa kustannukset korvataan. Tiedot ovat hyödyllisiä myös määritettäessä yrityksen arviointijärjestelmän tarkkuutta, jonka pitäisi pystyä tarjoamaan hinnat, jotka mahdollistavat kohtuullisen voiton. Tietoja voidaan käyttää myös varastoitavien kustannusten osoittamiseen teollisuustuotteille.
Työn kustannuslaskentajärjestelmän on kerättävä seuraavia kolmenlaisia tietoja:
Suorat materiaalit. Työn laskentajärjestelmän on kyettävä seuraamaan työn aikana käytettyjen tai romutettujen materiaalien kustannuksia. Siten, jos yritys rakentaa mittatilaustyönä valmistettua konetta, rakennuksessa käytetyn levyn kustannukset on kerättävä ja laskettava työhön. Järjestelmä voi koota nämä kustannukset seuraamalla manuaalisesti materiaaleja laskentataulukoilla, tai tiedot voidaan veloittaa käyttämällä online-terminaaleja varasto- ja tuotantoalueella. Tyypillisesti materiaalit on pakattu varastotyötä varten, ja ne veloitetaan tietystä työstä tuolloin. Jos loput materiaalit palautetaan myöhemmin varastoon, niiden kustannukset vähennetään työstä ja ne palautetaan varastoon.
Suora työ. Työn laskentajärjestelmän on seurattava työssä käytetyn työvoiman kustannuksia. Jos työ liittyy palveluihin, suora työ voi sisältää lähes kaikki työn kustannukset. Suora työ määrätään tyypillisesti työhön, jossa on aikakortti (rei'ityskelloa käyttäen), tuntilomake (jossa työtunnit kirjataan manuaalisesti) tai verkon verkkokellosovelluksella. Nämä tiedot voidaan tallentaa myös älypuhelimeen tai Internetiin. Kaikissa tapauksissa käyttäjän on tunnistettava työ oikein, jotta kustannustiedot voidaan soveltaa oikeaan työhön.
Yläpuolella. Työn kustannuslaskentajärjestelmä osoittaa yleiskustannukset (kuten tuotantolaitteiden poistot ja rakennuksen vuokrat) yhdelle tai useammalle kustannusryhmälle. Jokaisen tilikauden lopussa kunkin kustannusjoukon kokonaismäärä kohdennetaan avoimille työpaikoille johdonmukaisesti käytetyn kohdistusmenetelmän perusteella.
Käytännössä työpaikkojen laskentajärjestelmä voidaan joutua räätälöimään asiakkaan vaatimusten mukaiseksi. Jotkut asiakkaat sallivat vain tiettyjen kustannusten veloittamisen työpaikoistaan. Tämä on yleisintä kustannusten korvaustilanteissa, joissa asiakas on sopinut korvaavansa yritykselle kaikki tietystä työstä aiheutuvat kustannukset. Näin ollen työpaikkojen laskentajärjestelmä voi sisältää suuren määrän erikoistuneita sääntöjä, joita ei voida soveltaa laajasti kaikkiin töihin, joista se kokoaa tietoja.
Kun työ on valmis, työn kustannusjärjestelmään on asetettava lippu työn sulkemiseksi. Muuten on erittäin todennäköistä, että työntekijät veloittavat siitä edelleen aikaa ja että se houkuttelee edelleen kohdennettua yleismaksua jokaisen peräkkäisen kuukauden lopussa.
Niin kauan kuin työpaikkaa on rakenteilla, kootut kustannukset kirjataan varasto-omaisuuteen. Kun työ on laskutettu asiakkaalle (tai kirjattu pois), kustannukset siirretään myytyjen tuotteiden kustannustilille. Tämä lähestymistapa varmistaa, että tulot liittyvät kuluihin samana ajanjaksona. Yrityksen tilintarkastajat voivat yrittää tarkistaa, kuinka hyvin työpaikkojen laskentajärjestelmä toimii, selvittääkseen, voivatko he luottaa sen kykyyn koota varastotuotteiden kustannuksia sekä periä kustannuksia kuluksi oikean raportointijakson aikana.
Esimerkki työnkuluista
ABC Corporation perustaa Job 1001. Ensimmäisen toimintakuukauden aikana työpaikka kerää 10 000 dollaria suoria materiaalikustannuksia, 4500 dollaria suoria työvoimakustannuksia ja sille kohdistetaan 2 000 dollaria yleiskustannuksia. Siten järjestelmä on koonnut kuukauden lopussa yhteensä 16 500 dollaria Job 1001: lle. Nämä kustannukset tallennetaan väliaikaisesti varasto-omaisuutena. Sitten ABC suorittaa työn loppuun ja laskuttaa asiakasta. Tuolloin 16 500 dollaria siirretään varastosta ja myytyjen tavaroiden kustannuksiin.
