Yrityksen sijoitus varastoon on yleensä suuri, ja se voi koostua monista tavaroista, jotka voidaan helposti varastaa ja myydä uudelleen. Jos inventaario sisältää enimmäkseen raaka-aineita, sen seuranta on välttämätöntä sen varmistamiseksi, että sitä käyttävissä tuotantoprosesseissa ei ole ainetta. Tämä tarkoittaa, että sinun on toteutettava joukko säätimiä joko varkauksien estämiseksi tai sen varmistamiseksi, että valmistustoiminnossa ei ole pulaa syötteistä. Seuraavassa kuvataan joukko tärkeimpiä säätimiä, jotka on otettava huomioon varastosijoituksessasi. Mainosjakauman tärkeimmät sisäiset hallintalaitteet ovat:
Aita ja lukitse varasto. Tärkein varastonhallinta on yksinkertaisesti varaston lukitseminen. Tämä tarkoittaa, että rakennat aidan inventaarion ympärille, lukitset portin ja päästät varastoon vain valtuutetun henkilöstön.
Järjestä luettelo. Varaston järjestäminen yksinkertaisesti varastosta ei vaikuta kontrollilta, mutta jos et löydä sitä, et voi hallita sitä. Varaston sisäisen valvonnan perusperiaate on siis numeroida kaikki sijainnit, tunnistaa kukin varastotuote ja seurata näitä kohteita sijainnin mukaan.
Laske kaikki saapuvat varastot. Älä ota vain toimittajan sanaa, että toimituksessa ilmoitettu määrä on oikea. Laske inventaario ennen sen kirjaamista vastaanotetuksi. Tämä estää virheitä sisällyttämästä varastotietueisiin.
Tarkasta saapuva varasto. Varmista, että kaikki saapuvat varastotyypit ovat oikeaa ja että ne eivät ole vaurioituneet. Kaikki tavarat, jotka eivät läpäise tarkastusta, on palautettava kerralla, ja ostohenkilöstö ilmoitti, että palautetuista tavaroista ei pitäisi maksaa.
Merkitse kaikki mainosjakaumat. Jokainen varastossa oleva varastomäärä on merkittävä tunnisteella, joka ilmoittaa osanumeron, kuvauksen, mittayksikön ja määrän. Muuten varastotuotteet tunnistetaan väärin.
Erota asiakkaan omistama mainosjakauma. Jos paikan päällä on asiakkaan omistama varasto, varastohenkilökunta todennäköisesti laskee sen yrityksen omistamaksi, joten ota käyttöön menettely, jolla nämä tuotteet merkitään asiakkaiden omistamiksi saapuessaan ja erotellaan ne erillinen osa varastosta.
Normisoi varastojen keräämistä koskeva kirjanpito. Kun tavara noudetaan varastohyllystä käytettäväksi joko tuotantoalueella tai myytäväksi asiakkaille, on noudatettava tavanomaista menettelyä poimintojen kirjaamiseksi heti, kun ne poistuvat varastosta (mikä on helpompaa, jos on olemassa varasto-aita , ja inventaario voi kulkea vain yhden hallitun portin läpi).
Allekirjoita kaikki varastosta poistetut varastot. Jos varastotavarat poistetaan varastosta tavanomaisen poimintaprosessin ulkopuolella olevista syistä, pyydä henkilöä, joka poistaa varastotunnuksen poistoa varten, niin että on olemassa rekisteri siitä, kuka on vastuussa.
Tarkasta materiaalilista. Materiaalilista on luettelo tuotteen rakentamiseen käytetyistä osista. Materiaalilaskua käytetään tavaroiden valitsemiseen varastosta, joten jos lasku on väärä, poimijat hakevat väärät määrät varastosta. Tämä edellyttää jokaisen laskun säännöllistä tarkastamista ja vain salasanalla tapahtuvaa pääsyä tietojärjestelmän aineistolokiin.
Seuraa ylimääräisiä vaatimuksia ja palautuksia. Jos tuotantohenkilöstö pyytää ylimääräisiä osien liikkeeseenlaskuja tai palauttaa ylimääräiset määrät varastoon, poimintatiedoissa (mahdollisesti materiaalilomakkeessa, kuten juuri todettiin) on virhe.
Suorita säännöllinen vanhentunut varastotarkastus. Varasto voi lopulta tukehtua vanhentuneesta varastosta, jota ei voida käyttää, mikä vaatii korkeita varastointikustannuksia ja häiritsee myös tuotannossa tarvittavia komponentteja. Muodosta materiaalien tarkastelulauta, joka käy säännöllisesti läpi varastotietueet selvittääkseen, mitkä tuotteet pitäisi myydä tai poistaa muuten.
Käyttäytyminen sykli laskee. Pyydä varastohenkilökuntaa suorittamaan pienet, usein pienet varastomäärät ja tutkimaan ja korjaamaan havaitsemansa virheet. Tämä parantaa vähitellen varastotietueen tarkkuutta.
Tutki negatiivisen saldon varastotietueita. Jos kirjanpitotiedot osoittavat, että varastoja on negatiivisia, negatiivisen saldon aiheutti ilmeisesti transaktiovirhe. Tämä on ensisijainen kohde yksityiskohtaisessa tutkimuksessa.
Tallenna romutapahtumat. Älä heitä romua vain roskakoriin, kun se tapahtuu. Jos teet niin, kirjanpitojärjestelmän mielestä romutettua tuotetta on varastossa, joten se yliarvioi varastomäärän. Sen sijaan, luo menettely seurata romua säännöllisesti.
Varastointitietojen tarkkuudesta voi silti syntyä useita ongelmia näistä valvonnoista huolimatta, joten ole valmis lisäämään lisää valvontaa, jos ongelmat jatkuvat.
