Velka määritellään lainana olevista varoista. On useita asioita, jotka lainanottajan on oltava tietoinen laskettaessa velkaa. Aluksi on selvitettävä, kuinka velka luokitellaan kirjanpitoon. Tässä ovat tärkeimmät huolenaiheet:
- Jos velka on maksettava vuoden kuluessa, kirjaa velka lyhytaikaiselle velkatilille. Tämä on vastuutili. Tyypillinen luottolimiitti on maksettava vuoden sisällä, joten se luokitellaan lyhytaikaiseksi velaksi.
- Jos velka on maksettava yli vuodessa, kirjaa velka pitkäaikaiselle velkatilille. Tämä on vastuutili.
- Jos velka on luottokorttitiedotteena, se hoidetaan tyypillisesti velkana, ja se kirjataan yksinkertaisesti ostovelan moduulin kautta kirjanpito-ohjelmistoon.
Seuraava velanhoitokysymys on kuinka velkaan liittyvien korkomenojen määrä määritetään. Tämä on yleensä melko helppoa, koska luotonantaja sisältää korkokulujen määrän yritykselle säännöllisin väliajoin suoritettavissa laskutuksissa. Luottolimiitin tapauksessa lainanottajan on todennäköisesti pidettävä ensisijaista sekkitiliään luotonantajana, joten pankki vain vähentää korot sekkitililtä kerran kuukaudessa. Tämä summa tunnistetaan yleensä korkoa tiliotteessa, joten kirjanpitäjä voi helposti tunnistaa sen ja kirjata sen osaksi kuukausittaista pankkitilien oikaisua. Vaihtoehtoisesti lainanantaja voi antaa luotonsaajalle lyhennystaulukon, jossa ilmoitetaan korkokulujen ja lainan takaisinmaksun osuudet, jotka käsittävät jokaisen seuraavan lainanantajalle suoritetun maksun.
Seuraava kysymys on, kuinka kirjanpidossa otetaan huomioon erilaiset velkaan liittyvät liiketoimet. Ne ovat seuraavat:
- Alkuperäinen laina. Kun laina otetaan ensimmäisen kerran, veloita käteistili ja hyvitä joko lyhytaikainen tai pitkäaikainen velkatili lainan luonteesta riippuen.
- Koronmaksu. Jos lainaa ei makseta takaisin välittömästi ja maksetaan vain korkoa, merkintä on veloitus korkokulutililtä ja hyvitys kassatililtä.
- Sekamaksu. Jos suoritetaan maksu, joka sisältää sekä korkokulut että lainan takaisinmaksun, veloita korkokulutiliä, veloita sovellettavaa lainavastatiliä ja hyvitä kassatili.
- Viimeinen maksu. Jos on viimeinen maksuerä, jossa suurin osa tai koko velka maksetaan takaisin, veloita sovellettavaa lainavastatiliä ja hyvitä käteistili.
