Yritysostokorttien ongelmat
Monet organisaatiot sallivat työntekijöidensä käyttää henkilökohtaisia luottokortteja ostaakseen tavaroita ja palveluita yrityksen puolesta, josta heille maksetaan korvaus. Tämä lähestymistapa aiheuttaa työntekijöille riskin, koska yritys voi päättää olla korvaamatta heille tai käteisongelmat voivat viivästyttää korvausten maksamista. Korkeampi hienostuneisuus, joka välttää tämän ongelman, on antaa yrityksen hankintakortteja joillekin työntekijöille, mikä antaa heille mahdollisuuden tehdä tietyntyyppisiä ostoksia, joista yritys maksaa suoraan.
Jos jompikumpi näistä ostotavoista on sallittu, työntekijät voivat melkein ostaa mitä tahansa keneltä tahansa, mikä voi ohittaa yrityksen ostosäännöt käsitellessään lyhyttä luetteloa ensisijaisista toimittajista. Lisäksi hankintakortit jaetaan tyypillisesti vain pienelle ryhmälle yksilöitä, jolloin kaikilla muilla ei ole luotettavaa ostomenetelmää pienempiin tuotteisiin lukuun ottamatta yrityksen korvauksia.
Ghost Card
Kolmas ostovaihtoehto, joka ohittaa kahden ensimmäisen vaihtoehdon aiheuttamat ongelmat, on haamukortti. Ghost-kortti on yksinkertaisesti luottokortin numero, joka on yksilöity jokaiselle yrityksen osastolle, kenenkään käyttöön kyseisessä osastossa. Kullekin näistä korteista tehdyt ostot veloitetaan sitten takaisin osastolle, jolle kortti on myönnetty.
Ghost-korttikonseptin avulla on helpompaa kohdistaa ostettujen tuotteiden kustannukset tietyille osastoille ja samalla antaa useammille työntekijöille pääsy tähän ostovaihtoehtoon. Tämä lähestymistapa nopeuttaa myös nopeutta, jolla yritys saa tietää työntekijöiden ostoista; korvattavia kustannuksia ei joskus toimiteta kuukausittain maksettaviin velkoihin.
Haamukortti voidaan myöntää jopa valituille toimittajille. Nämä toimittajat yksinkertaisesti veloittavat jokaisen heidän kauttaan tekemän yrityksen kortin numeron, mikä vähentää paperityötä, joka normaalisti liittyisi kuhunkin yksittäiseen ostokseen.
Lopuksi aavekorttien tarjoajan olisi voitava siirtää tiedot ostoista suoraan yritysvelkojen järjestelmään, jotta velkojen henkilöstö ei tarvitse syöttää tietoja.
Haamukortin haittapuoli on, että entiset työntekijät voivat silti yrittää käyttää sitä; näin ei olisi, jos heille olisi myönnetty erityinen hankintakortti, koska kyseinen kortti jää eläkkeelle ja sen numero poistettaisiin käytöstä, kun he lähtivät yrityksestä.
