Luottotarkistusprosessi on tarpeen sen varmistamiseksi, että yritys ei myönnä luottoa asiakkaille, jotka eivät pysty maksamaan. Luotto-osasto käsittelee kaikki luottotiedot. Osasto voi vastaanottaa paperikopioita myyntitilauksista tilauksen syöttöosastolta ja dokumentoida jokaisen asiakkaan pyytämän tilauksen. Tässä manuaalisessa ympäristössä myyntitilauksen vastaanottaminen käynnistää manuaalisen tarkastusprosessin, jossa luottohenkilöstö voi estää tilauksia saapumasta kuljetusosastolle, ellei se välitä hyväksyttyä kopiota kuljetuspäällikölle. Manuaalisen järjestelmän tilausmenettely on kuvattu alla:
Vastaanota myyntitilausta. Tilausosasto lähettää kopion kustakin myyntitilauksesta luotto-osastolle. Jos asiakas on uusi, luottopäällikkö määrittää sen luottohenkilöstölle. Myyntitilaus nykyiseltä asiakkaalta todennäköisesti luodaan asiakkaalle jo osoitetulle luottohenkilölle.
Myönnä luottohakemus. Jos asiakas on uusi tai hän ei ole harjoittanut liiketoimintaa yrityksen kanssa pitkään aikaan, lähetä hänelle luottohakemus ja pyydä sen täyttämistä ja palauttamista suoraan luotto-osastolle. Tämä voidaan tehdä sähköpostitse tai verkkosivulla hakuprosessin nopeuttamiseksi.
Kerää ja tarkista luottohakemus. Kun olet saanut valmiin myyntitilauksen, tarkista se varmistaaksesi, että kaikki kentät on täytetty, ja ota yhteyttä asiakkaaseen saadaksesi lisätietoja, jos jotkut kentät ovat puutteellisia. Kerää sitten luottotiedot, asiakkaiden tilinpäätökset, pankkitiedot ja luottoviitteet.
Määritä luottotaso. Määritä kerättyjen tietojen ja yrityksen luottojen myöntämisalgoritmin perusteella luoton määrä, jonka yritys on valmis myöntämään asiakkaalle. Luottotasoa voi myös olla mahdollista säätää, jos asiakas on halukas allekirjoittamaan henkilökohtaisen takuun.
Pidä tilaus (valinnainen). Jos myyntitilaus on olemassa olevalta asiakkaalta ja asiakkaalta on olemassa maksamaton ja ratkaisematon lasku yli $ ___, pidä myyntitilausta pidossa. Ota yhteyttä asiakkaaseen ja ilmoita hänelle, että tilaus pidetään odotustilassa, kunnes erääntynyt lasku on maksettu.
Hanki luottovakuutus (valinnainen). Jos yritys käyttää luottovakuutusta, välitä asiaankuuluvat asiakastiedot vakuutuksenantajalle selvittääkseen, vakuuttaako se luottoriskin.
Vahvista jäljellä oleva saldo (valinnainen). Myyntitilaus on saatettu lähettää edelleen tilauksen syöttöosastolta olemassa olevalle asiakkaalle, jolle on jo annettu luottoa. Tässä tilanteessa luottohenkilöstö vertaa jäljellä olevan käytettävissä olevan luottomäärän myyntitilauksen määrään ja hyväksyy tilauksen, jos tilaukselle on riittävästi luottoa. Jos ei, luottohenkilöstö harkitsee kertaluonteista luottotason nousua tilauksen hyväksymiseksi tai ottaa yhteyttä asiakkaaseen vaihtoehtoisen maksujärjestelyn järjestämiseksi.
Hyväksy myyntitilaus. Jos luottohenkilöstö hyväksyy myyntitilauksen edellyttämän luottotason, se leimaa myyntitilauksen hyväksytyksi, allekirjoittaa lomakkeen ja välittää kopion kuljetusosastolle täyttämistä varten. Se myös säilyttää kopion.
Asiakirjojen luottotiedot. Luo asiakastiedosto ja tallenna siihen kaikki tiedot, jotka on kerätty osana luottotarkastusprosessia.
