Pienikassapäiväkirja sisältää yhteenvedon pienkassarahaston maksuista. Päiväkirjan kokonaissummia käytetään sitten perustana päiväkirjamerkinnälle yrityksen pääkirjaan. Tässä päiväkirjamerkinnässä luetellaan pienet käteismenot kululajeittain. Tyypillinen pikkukassan päiväkirja on esipainettu lomake, ehkä se, joka on ostettu toimistotarvikekaupasta. Vasemmalta oikealle se sisältää tyypillisesti rivin, johon syötetään tositteen numero, tositteen päiväys ja tositteeseen eriteltyjen menojen kokonaismäärä. Tämän jälkeen lomake jatkuu useilla sarakkeilla yhteisiä kuluja varten, kuten:
Tarvikkeet
Ateriat
Postikulut
Matkakulut
Muut kulut
Lomakkeessa voi olla myös alareunassa oleva täsmäytyslohko, johon pikkukassasäilijä listaa tavallisen pienen käteissaldon, pienikassapäiväkirjaan merkittyjen menojen määrän ja mahdolliset käteisvajeet tai ylijäämät, jotka nettoavat jäljellä olevaan käteisvaraan. pienessä kassarahastossa. Huoltajan tulee nimetä jokainen täytetty tosite.
Menettely, jossa pienikassapäiväkirjaa käytetään, on:
Kirjanpitoajan päättyessä kirjoita kaikki lahjakortit pikkukassapäiväkirjaan. Anna jokaiselle tositteelle kuponkinumero, päivämäärä, kokonaismenot ja kustannustyyppi.
Syötä kaikkien numeeristen sarakkeiden loppusummat lomakkeen alaosaan.
Suorita täsmäytyslohko ja ilmoita kaikki pienet käteisvajeet tai ylimäärät.
Nidota kaikki tositteet lehden takaosaan.
Välitä paketti pääkirjanpitäjälle.
Pääkirjan virkailija luo päiväkirjamerkinnän, joka pienentää vähäistä käteisvaraa lomakkeen alaosassa luetelluilla kokonaiskustannuksilla, ja kirjaa kulujen kustannukset lomakkeelle, johon merkinnät tehtiin.
Pääkirjan virkailija välittää päiväkirjan kassalle, joka toimittaa lisärahaa käteisen säilyttäjälle, palauttaen siten pienen käteisen saldon alkuperäiselle määrätylle tasolle.
Kun käyttöaika on päättynyt, pieni kassapäiväkirja arkistoidaan yrityksen asiakirjojen tuhoamista koskevan käytännön mukaisesti.
