Hankinnalla tarkoitetaan toimintaa, jota tarvitaan tavaroiden ja palvelujen hankkimiseen toimittajilta. Sitä tarvitaan varmistamaan, että ostot tehdään kohtuulliseen hintaan ja hyvämaineisilta toimittajilta. On erityisen tärkeää, että hankintaryhmä keskittyy sellaisten materiaalien ja palveluiden hankkimiseen, joista on pulaa ja jotka saattavat häiritä liiketoimintaa, jos niitä ei ole tarvittaessa saatavilla. Tavalliset hankintavaiheet ovat:
Osasto lähettää ostopyynnön tietylle tuotteelle.
Ostoasiamies etsii useita mahdollisia toimittajaehdokkaita.
Ostoagentti valitsee toimittajan, jolla on paras hinta, laatu ja toimitusaika, ja voi neuvotella ostoehdoista.
Ostoagentti antaa ostotilauksen valitulle toimittajalle.
Toimittaja toimittaa tuotteen, jonka vastaanottava henkilökunta sovittaa ostoasiamiehen toimittamaan ostotilauksen kopioon.
Vastaanottava henkilökunta toimittaa vastaanotetun tavaran osastolle, joka alun perin sen hankki.
