Kun työntekijä haluaa ostaa jotain, perinteinen tapa on täyttää ostohakemuslomake ja lähettää se osto-osastolle. Ostohenkilöstö tutkii, mistä se voi saada pyydetyn tuotteen halvimmalla hinnalla, ja antaa sitten ostotilauksen valitulle asiakkaalle. Kun toimittaja toimittaa tavarat ja laskuttaa, yrityksen ostovelvollisen on sovitettava lasku alkuperäisen ostotilauksen ja todisteen vastaanottamisesta ja suoritettava sitten maksu. Tämä prosessi on erittäin hankala prosessi, joka voidaan välttää käyttämällä sähköistä ostoluetteloa.
Kun työntekijöille annetaan pääsy online-ostoluetteloon, he voivat tarkastella standardoitua luetteloa tuotteista, jotka ostohenkilöstö on tarkistanut ja hyväksynyt etukäteen, ja tehdä tilauksia järjestelmän kautta. Sitten järjestelmä luo sähköisen ostotilauksen ja välittää sen ilmoitetulle toimittajalle yhdessä ennalta hyväksytyn yleisen ostoluvan kanssa. Kun toimittaja toimittaa pyydetyt tavarat yritykselle, vastaanottava henkilökunta kutsuu tilauksen työasemalle ja tarkistaa, että tilattu tavara on täytetty. Tämän jälkeen järjestelmä merkitsee velkojen maksamisen toimittajalle.
Verkkokauppaluetteloa käyttämällä saavutetaan seuraavat edut:
- Paperityötä. Kaikki sisäiset ostojen pyytämiseen, tilaamiseen ja maksamiseen käytetyt asiakirjat poistetaan.
- Keskitetyt ostot. Suurin osa ostoista toimitetaan pienelle määrälle ennalta valittuja toimittajia, mikä tarkoittaa, että yritys voi saada volyymialennuksia.
Joitakin järjestelmäohjelmointia voidaan kuitenkin tarvita verkkohankintojen määrittämiseksi, ja yleiset ostotilaukset olisi määritettävä etukäteen, mikä tekee tästä vähemmän kustannustehokkaan ratkaisun pienemmille yrityksille. Lisäksi se toimii parhaiten satunnaishankinnoissa eikä raaka-aineiden hankinnassa, mikä saattaa edellyttää yksityiskohtaisempaa materiaalihallintajärjestelmää.
